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#Comunicación El email ha muerto. Larga vida a la mensajería
Se dice, se rumorea y se cuenta que la Generación Z tiene fobia a las llamadas telefónicas y al correo electrónico. Según el informe «Expanding Email´s Relevance for Gen Z» de April Mullen y Amie Durr «… el 70% de jóvenes reciben entre 20 correos por día.» Los jóvenes alegan que evitan las llamadas porque las consideran una molestia que interrumpe y coloca al receptor en una situación vulnerable, así que prefieren comunicarse mediante mensajería instantánea. De hecho, los profesores que envían actividades a sus alumnos por email dicen que la tasa de apertura es muy baja, y que muchas veces estos alumnos comparten sus dudas y cuestiones a través de la mensajería instantánea de Instagram.
El email se ha convertido en una herramienta improductiva, perversa, y en la mayoría de las ocasiones mal utilizada. Casi es un spam organizacional. Según Statista, al día se envían 2.630 millones de correos electrónicos. Ese mismo estudio, monitorizaba a decenas de empleados, y concluyó que leer un correo electrónico provocaba que los empleados tardaran 25 minutos de media en volver a su tarea original. En el año 2021, el blog UAC (Windows), hizo unas estadísticas que concluyeron que el empleado de oficina envía un promedio de 40 correos electrónicos al día. Según ese dato, una persona recibiría 121 correos electrónicos relacionados con negocios cada día. Esto significa que se envían aproximadamente 9.000 a 15.000 correos electrónicos al año al empleado. ¡Una locura!
¿Son necesarias tantas interrupciones? En un estudio realizado por la Universidad de California en conjunto con Microsoft Research y el MIT, se analizaron los patrones de uso de correo electrónico en el lugar de trabajo de 40 informáticos durante 12 días. Rastreando el uso del email de estas personas, encontraron que «mientras más tiempo se pasa al día revisando el correo, menos productivo se es y más se elevan los niveles de estrés».
Además, se suma que no siempre se escribe bien un correo electrónico. Entre la necesidad de utilizar un lenguaje inclusivo, el saludo, la despedida, las exclamaciones, los emojis, los diferentes tipos de letra, si es HTML o sin formato, las adjuntos, los pie de firma, etc. Necesitamos todo un manual de uso e identidad para construir un correo electrónico óptimo y con resultados.
Yo le tengo cierta animadversión al correo electrónico. Desde que en la organización en la que trabajo implantamos Office 365 como ecosistema colaborativo, siempre que puedo (y fuerzo a ello), traslado la conversación a TEAMS. Algunas veces a WhatsApp, pero las menos. Se que no debería utilizar esa plataforma, pero hay veces que es la más rápida. Lo que nunca debemos hacer es movilizar todos los recursos para conseguir una respuesta inmediata, como dice la experta Raquel Hevia «Si has decidido que el correo sea tu canal, lo mínimo es dejar un tiempo de respuesta, no podemos atacar por todos los frentes simultáneamente”.
Volviendo al inicio del argumento, si las generaciones que están posicionándose en el tejido organizacional lo demandan, y además tenemos las herramientas… ¿Por qué nos cuesta tanto cambiar el chip en las formas de comunicar y comunicarse en las empresas? No digo de utilizar IG para comunicarte con tu manager (¿O por qué no?), pero si desde luego sacarle todo el partido e implementar las herramientas de las que la organización dispone, más allá de la videollamada o la video reunión, y gestionar la conversación desde Teams, Slack, Meet, Telegram o la herramienta que se disponga. Ahora bien ¿Sabemos cómo utilizar esas herramientas? ¿Les hemos enseñado a nuestros profesionales a utilizarlas? ¿Conocen su potencial, utilidades y posibilidades?
La Cultura corporativa es la personalidad de una organización, esta se refleja a través de hábitos, comportamientos y creencias establecidas en el tiempo por medio de normas, valores, aptitudes, y expectativas compartidas por parte de todos los miembros de la organización. Debe ser una parte importante en esta cultura, el establecer las normas, decálogos o directrices de cómo, cuándo, quién, con quién -sí o no-, y de qué manera utilizar el email en deferencia con las otras herramientas de gestión interna.
Andrew Manson, CEO de Groupon dijo: «Todas las tendencias muestran que el uso del correo electrónico entre las cohortes más jóvenes de los usuarios de Internet está en declive. Será cuestión de 5 o 30 años que el email se extinga.»
¿A qué esperas para dejar el email como herramienta de comunicación?
Fuente: ICON by El País (Ni me llames por teléfono ni me mandes un ‘e-mail’: un nuevo protocolo para las nuevas generaciones en la oficina | ICON | EL PAÍS (elpais.com)) GoDisruptive ( La generación Z y el email – GOD (godisruptive.com)) / Hipertextual ( Cómo el email disminuye la productividad y aumenta el estrés (hipertextual.com) ) / UAC.Blog (¿Cuántos Correos Electrónicos Se Envían Por Día En 2021? | UAC Blog (uac-m.org))
Imagen: Miguel Á. Padriñán vía Pexels / CANVA
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