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#ComunicaciónInterna. Cómo sacarle partido en tiempos de teletrabajo
¡Hola de nuevo! ¿Habéis trabajado o trabajáis en una empresa en la que no hay una comunicación interna fluida? Entonces sabréis lo caótica que puede llegar a ser la toma de decisiones y la importancia de este tipo de comunicación. Y es que a veces, cuando no tienes algo es cuando te das cuenta de lo importante que sería tenerlo. Pero claro, las cosas han cambiado mucho desde la pandemia… ¿Vuestra organización ha adaptado su comunicación interna a tiempos híbridos y de teletrabajo? Y me diréis… ¡Sí, si nos comunicamos entre nosotros por teams y así no hace falta estar en el despacho! Perfecto, es una de las herramientas a nuestro alcance, pero eso sólo no es comunicación interna. Vamos entonces a hablar de ella para saber cómo sacarle partido en tiempos de teletrabajo.
- ¿Qué es la comunicación interna?
La comunicación interna es aquella que está orientada y dirigida a mantener una buena comunicación con los trabajadores de una empresa. Su origen está relacionado con la idea de fomentar la comunicación entre los miembros y motivarlos para que desempeñen con eficacia sus tareas.
¿Su objetivo? Mejorar los resultados de la compañía, motivando a sus empleados y haciendo que haya mayor participación, evitando así la fuga de talento de la misma. Además, con ella se pretende escuchar las propuestas de los trabajadores y establecer una comunicación efectiva. Es por eso que cuando hablamos de comunicación debemos hablar de emisor y receptor, es decir, hay un feedback, sino estaríamos hablando simplemente de un canal de información unidireccional.
Esta comunicación puede ser:
- Vertical descendente: información en cascada, entre mandos intermedios y su equipo.
- Vertical ascendente: desde los niveles inferiores del organigrama hacia los superiores. Por ejemplo, ideas propuestas o la comunicación entre un trabajador y su manager.
- Horizontal: entre profesionales del mismo nivel jerárquico.
- Beneficios de la comunicación interna:
Una buena comunicación tiene una serie de beneficios:
- Herramientas/canales:
Dentro de los canales offline podríamos hablar de eventos y reuniones presenciales o revistas corporativas impresas, por ejemplo. Dado que me estoy centrando en el teletrabajo, desarrollo más los canales online en este post:
1 – Intranet. Es un canal de comunicación muy eficiente. Desde contener el directorio de empleados y sus perfiles, poder hacer gestiones simples de RRHH, disponer de recursos como actas de reuniones, calendarios compartidos o los beneficios sociales de que dispone la empresa, e incluso un espacio de reconocimiento de los trabajadores. En la misma Intranet acostumbra a haber un blog en donde todos los trabajadores pueden escribir y newsletters que se envían a todos los miembros. Mediante VPN puedes entrar en la intranet desde cualquier lugar y muchas de las plataformas permiten asimismo entrar desde dispositivos móviles.
2 – Email interno. ¿Qué empresa no trabaja con email? Sigue siendo uno de los canales más utilizados para concertar reuniones, enviar documentos, pedir información, etc.
3 – E-learning. Se puede seguir ofreciendo a los empleados la posibilidad de seguir formándose gracias a las plataformas online.
4 – Redes sociales internas. Microsoft Teams ha sido una de las herramientas más adoptadas durante e, confinamiento para mantener a los equipos en comunicación. En ella se pueden crear grupos para que los empleados que compartan aficiones puedan compartir información, undose tanto para el trabajo como para quedar fuera del trabajo. Es en Teams donde se pueden plantear reuniones de planificación semanal online, que permiten conocer la situación de los proyectos, estés donde estés.
5 – Buzones de sugerencias online. Muy importante que la empresa tenga un espacio para recibir sugerencias de los empleados. Esto fomenta la sensación de equipo y fomenta la creatividad en la compañía.
- Teletrabajo ¿Cómo afecta?
Desde la pandemia, cada vez más las organizaciones han adaptado un modelo híbrido de trabajo presencial trabajando algún día en remoto. Hemos pasado del extremo de teletrabajar por obligación (con lo que eso conllevaba en esos momentos de incertidumbre) a no tener la necesidad de estar 100% presencial debido a que las organizaciones se han adaptado para ello, cambiando la forma de trabajar (según la empresa) y aprovechando las actualizaciones tecnológicas que han tenido que hacer.
Pero claro, antes podíamos improvisar y reunirnos en cualquier momento y comentar algo, pero ahora tenemos media plantilla en el despacho y la otra media en su casa o incluso en otro país. ¿Cómo afecta eso a la comunicación interna?
Las empresas deberán tener en cuenta desde Dirección y Recursos Humanos que la comunicación interna sigue siendo fundamental, por un lado para que todos los miembros asuman el cambio que se va a desarrollar; y, por otro, para mantener los lazos y flujos comunicativos.
Según Andrea Castro, profesora e investigadora de la Universidad de Málaga, podemos apoyar esta política desde la comunicación interna en tres simples pasos:
- ¿Cómo podemos sacarle partido en tiempos de trabajo híbrido?
El artículo que aparece en la Revista de Comunicación de la SEECI (2022) llamado “El papel de la comunicación interna en la gestión del teletrabajo durante la crisis de la covid-19”, nos proporciona distintas técnicas y herramientas de comunicación interna para potenciarlo:
Como vemos, el objetivo final seguirá siendo el mismo y su tarea principal será la de fortalecer los vínculos con los trabajadores a distancia, para mejorar la productividad y favorecer un estado de ánimo positivo.
El líder deberá ser proactivo, asegurándose de que cada empleado cuente con:
- las condiciones para hacer su trabajo y
- los equipos necesarios para hacerlo en remoto
Para favorecer la gestión del equipo se trabajará en grupos pequeños, en los que cada grupo reportará a un manager para que la comunicación sea más eficiente y fluida y se puedan solucionar antes posibles conflictos o problemas del día a día, algo que un directivo que gestiona toda la organización no puede hacer.
Para finalizar, tenemos dos retos:
El reto principal es que los directivos tengan confianza en sus trabajadores. Los trabajadores remotos deben percibir que su supervisor se preocupa por ellos y no desconfía de su trabajo ni de su rendimiento. Por último, el hecho de que se trabaje desde casa no significa que sus responsabilidades y tareas cambien. No se debe aprovechar (como pasó en la pandemia, seguro que lo recordamos todos los que pasamos por ello) para pedir una exigencia mayor que en presencial ni controlar excesivamente las tareas si no se ha hecho hasta el momento.
¿Serán las empresas capaces de superar estos retos y aprovechar todo lo que la comunicación interna ofrece con esta nueva forma de trabajar? ¡Contadme!
Fuentes:
El papel de la intranet en la comunicación interna. Notorius Comunicación. http://notorius-comunicacion.com/intranet-comunicacion-interna/
Cardozo, L. La importancia de la comunicación interna y tips para aplicar mejor la estrategia en tu empresa. Zenvia: https://www.zenvia.com/es/blog/comunicacion-interna/
7 claves para mejorar la comunicación interna de tu empresa.Bizneo Blog. https://www.bizneo.com/blog/comunicacion-interna/
Bruno, E. ¿Qué es la comunicación interna? ¡Conoce 10 estrategias para elaborar la de tu empresa! Rockcontent. https://rockcontent.com/es/blog/comunicacion-interna/
La comunicación interna, un aliado para el teletrabajo. Observatorio de Recursos Humanos. https://www.observatoriorh.com/opinion/la-comunicacion-interna-un-aliado-para-el-teletrabajo.html
Jiménez, A. Estudio: Comunicación interna en la implementación del teletrabajo. Función C. https://funcionc.com/2022/06/16/estudio-comunicacion-interna-en-la-implementacion-del-teletrabajo/
Castro-Martínez, A., Díaz-Morilla, P. y Torres-Martín, J. L. (2022). El papel de la comunicación interna en la gestión del teletrabajo durante la crisis de la COVID-19. Revista de Comunicación de la SEECI, 55, 29-51. http://doi.org
Alonso, L. Cómo gestionar la comunicación interna en tiempos de teletrabajo. Marketing4ecommerce. https://marketing4ecommerce.net/como-gestionar-la-comunicacion-interna-en-tiempos-de-teletrabajo/
6 formas de fomentar la comunicación interna durante el teletrabajo. Media Impact. https://mediaimpact.pe/6-formas-de-fomentar-la-comunicacion-interna-durante-el-teletrabajo
Imágenes:
Imagen superior: Image by rawpixel.com on Freepik
Imagen destacada:Image by pikisuperstar on Freepik
Infografía de la entrevista a Andrea Castro. https://funcionc.com/2022/06/16/estudio-comunicacion-interna-en-la-implementacion-del-teletrabajo/Imagen estudio. Castro-Martínez, A., Díaz-Morilla, P. y Torres-Martín, J. L. (2022). El papel de la comunicación interna en la gestión del teletrabajo durante la crisis de la COVID-19. Revista de Comunicación de la SEECI, 55, 29-51. http://doi.org
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