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#productividad Mis imprescindibles para el trabajo diario (1 de 2)
[Actualización septiembre 2022: Bananatag ha sido adquirida por StaffBase, por lo que sus funcionalidades han cambiado ]
Antes de que sigas leyendo, te aviso. Éste no es uno de esos posts tipo “las 10 herramientas de productividad que debes utilizar” o “el listado definitivo de aplicaciones para mejorar tu productividad”. Esta vez me voy a centrar en recomendar las aplicaciones que yo utilizo a diario por si puede servir mi experiencia y, aunque es verdad que algunas no están consideradas herramientas de productividad como tales, las he incluido aquí puesto que, al fin y al cabo, me ayudan a ser más eficiente y perder menos tiempo.
Empezaremos por las más genéricas y la semana que viene me centraré en las relacionadas con las Redes Sociales. ¡Vamos allá!
1 – Para crear y gestionar contraseñas seguras
Seguramente te pasa como a mí, que tienes cuenta en tantos sitios que es imposible acordarse de todas las contraseñas y que éstas, además, sean suficientemente seguras.
Después de probar varias, me quedo con la herramienta Norton Password manager. Si tienes un antivirus Norton ya tendrás cuenta y sólo tendrás que crear una contraseña maestra. Si no tienes cuenta Norton deberás crearte una para utilizarla. Lo bueno de crearse una cuenta es que una vez la tengas te servirá tanto para el Antivirus como para esta aplicación y otras como Norton Zone (una especie de Dropbox pero con el plus de seguridad de la empresa americana).
Para mí la principal ventaja de esta herramienta es la sincronización. Una modificación en web está disponible inmediatamente en cualquier versión móvil y lo puedes usar en varios navegadores.
Dispone asimismo de un generador de contraseñas seguras y no sólo puedes guardar inicios de sesión, sino que puedes también almacenar datos de tarjetas de crédito, información de contacto para no tener que escribir los mismos datos una y otra vez en los formularios, y un apartado donde guardar notas varias (que puedes bloquear con la contraseña maestra para mayor seguridad). Obviamente no es la única que lo hace, pero ésta me encanta.
2 – Para gestionar correo electrónico
Antiguamente tenía sólo un hotmail con el que hacía todo. ¿Qué pasaba? Que en mi bandeja de entrada no era nada fácil descubrir los mails importantes/trabajo del resto. Por eso, ahora utilizo tres correos distintos: el Gmail para trabajo/redes sociales, el antiguo de Hotmail (ahora llamado Outlook) para temas personales y el de Yahoo para suscripciones, boletines, etc… Es verdad que hoy en día no es necesario compartimentar tanto con la nueva bandeja de entrada de gmail que separa los correos en Principal, Social, Promociones y Notificaciones pero en mi caso fue antes de su reorganización (por cierto, si no la quisiste activar en su momento, pruébala, verás cómo es de gran ayuda).
Pero claro, para no tener que tener tres pestañas abiertas con los mails o controlar sólo el gmail y que se me acumulen los mails en el resto, he descubierto una estupenda aplicación que en mi caso uso en el iPad y que me está yendo de fábula: myMail. En ella puedes tener todos tus correos en un mismo sitio, identificar fácilmente en qué correo estás, cuantos mails te quedan por leer en cada bandeja de entrada y además tiene un formato muy visual, usando avatares e imágenes de tus contactos para que de un vistazo sepas quién te escribe.
Hay versiones para android y iPhone/iPad y dispone de notificaciones Push que puedes mantener privadas si estás fuera de casa. Una vez te acostumbras, mano de santo 😉
3 – Para aviso de lectura de mails
Muchas veces necesitas enviar un mail contestando a un cliente, enviando un CV para esa oferta de trabajo soñada o una propuesta de colaboración y, claro, te interesa comprobar que ha llegado bien y que la persona a la que se la has enviado lo ha recibido, abierto y clicado en el enlace (en caso de tener alguno).
Para hacer seguimiento uso varias pero la que más me gusta es Bananatag. La versión gratuita te permite controlar 5 mails al día como máximo y puedes hacer seguimiento tanto de mails de Gmail, Outlook o incluso en versiones Premium crear equipos. Mediante una extensión que se añade a tu gmail o Outlook te envía notificaciones cuando alguien lee o clica en un correo o enlace y en la propia web puedes ver las estadísticas relativas a a cada mail enviado (horas, clics, cuantas veces lo ha abierto, desde dónde) de una manera muy gráfica y clara… incluso te identifica los mails que has abierto desde tu IP para no llevarte a equivocación. Además, otra de las características que la hacen interesante es que puedes sincronizar tus mails con tu sistema de CRM (se sincroniza con los principales) en caso de ser usuario activo de alguno de ellos.
4 –Para To-Do list y Calendario
Debo admitir que me he aficionado a Hightrack, aunque siga teniendo sus bugs. Sigo habitualmente los posts de Berto Pena, padre de la aplicación (al cual te recomiendo seguir desde YA) y primero la he probado en iPad y ahora estoy probándola en Android, recién lanzada junto al rediseño para iOS7. Existe una versión gratuita y una versión Premium (aquí puedes ver las diferencias entre versiones).
Es una aplicación muy intuitiva y cómoda, te acostumbras fácilmente a usarla. ¿Lo mejor? Tienes en una misma aplicación el calendario y las tareas a realizar, lo que te permite verlo todo tanto para el día actual, como para los días siguientes, sin necesidad de abrir otra app para saber qué reuniones tienes, por ejemplo. Se pueden crear tareas y subtareas, listas, buscar por etiquetas, ver las tareas ya completadas, enfocarte sólo en las importantes o en las que necesitan poco tiempo de realización si estás casi a punto de irte a casa… en definitiva, te permite organizar tu trabajo así como tu vida diaria desde la misma aplicación. En el tiempo que llevan la han ido modificando, así que no me cabe ninguna duda de que seguirán mejorándola.
5 – Para hacer seguimiento de los clientes (CRM)
Puedes crearte un Excel para hacer seguimiento de todos tus clientes pero ¿para qué hacerlo si tienes aplicaciones como Zoho CRM que lo hacen por ti? Debo admitir que no le estoy sacando todo el partido a esta aplicación, tiene muchísimas más funcionalidades que no estoy usando actualmente. Zoho en realidad dispone de muchas aplicaciones que te pueden ayudar si eres freelance o tienes una pyme, pero yo uso básicamente su CRM para controlar los clientes, facturaciones, etc.. La mayoría tienen una versión gratuita y, dependiendo del uso que vayas a hacer de ella, versiones de pago con múltiples funcionalidades. Sus funciones darían para un post entero, así que simplemente deciros que es la forma que tengo de controlar los proyectos y tener toda la información de reuniones, presentaciones, datos de contacto, mails enviados… en definitiva, toda la información sobre un proyecto en el mismo sitio. Puede parecer complicada al principio pero existen Manuales de Ayuda y un foro por si necesitas una ayudita. Lo único “malo” que podríamos comentar es su estética, a años luz del resto de aplicaciones que he comentado antes. Pero lo que interesa es que funcione ¿verdad? Además, existe una versión para iOS y Android (debes configurar online la edición móvil para poder usarla y sólo podrás editar los campos si tienes una versión de pago.
Y hasta aquí estas primeras herramientas. La semana que viene os hablaré de algunas de las herramientas que me ayudan a gestionar las Redes Sociales. ¿Te lo vas a perder? 😉
¡Pues entonces te espero la semana que viene! ¿Usas alguna diferentes? ¡Cuéntame!
Créditos:
Imagen superior:
Photo credit: rintakumpu / Foter / Creative Commons Attribution-NonCommercial 2.0 Generic (CC BY-NC 2.0)
Imagen destacada:
Photo credit: Sean MacEntee / Foter / Creative Commons Attribution 2.0 Generic (CC BY 2.0)
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